ALGEMENE VOORWAARDEN MC OF EVENTS
Artikel 1 – Definities
1.1. In deze algemene voorwaarden wordt MC of Events, gevestigd te Amsterdam en ingeschreven onder KvK-nummer 62480588, ‘opdrachtnemer’ genoemd.
1.2. Wanneer in de algemene voorwaarden wordt gesproken over ‘opdrachtgever’, wordt de wederpartij bedoeld.
1.3. Met ‘overeenkomst’ wordt de overeenkomst van opdracht bedoeld op grond waarvan opdrachtnemer tegen betaling (een deel van) een evenement organiseert voor opdrachtgever.
Artikel 2 – Toepasselijkheid algemene voorwaarden
2.1. Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle offertes, overeenkomsten, facturen en de daaruit voortvloeiende werkzaamheden van opdrachtnemer.
2.2. Deze algemene voorwaarden zijn eveneens van toepassing op derden die door opdrachtnemer worden ingeschakeld om de overeenkomst uit te voeren.
2.3. Opdrachtnemer behoudt zich het recht voor de algemene voorwaarden te wijzigen. In dit geval zal opdrachtnemer de nieuwe algemene voorwaarden aan opdrachtgever toezenden, waarbij de laatst toegezonden versie steeds van toepassing is. Indien de nieuwe versie ingrijpende wijzigingen bevat, met voor opdrachtgever nadelige gevolgen, heeft opdrachtgever het recht de overeenkomst te ontbinden.
2.4. Eventuele algemene (inkoop)voorwaarden van opdrachtgever worden uitdrukkelijk van de hand gewezen.
2.5. In het geval dat één of meerdere van deze bepalingen (deels) nietig zijn of vernietigd worden, zullen de resterende bepalingen onverminderd van toepassing blijven.
Artikel 3 – Offerte
3.1. De geldigheidsduur van een offerte bedraagt 7 kalenderdagen, tenzij anders overeengekomen.
3.2. Opdrachtnemer kan niet gehouden worden aan (een bepaald deel van) een offerte, indien opdrachtgever redelijkerwijs kon begrijpen dat deze een kennelijke vergissing of verschrijving bevat.
3.3. Een uitgebrachte offerte geldt niet voor eventuele volgende opdrachten.
Artikel 4 – Tarieven en betalingen
4.1. Een overeenkomst wordt aangegaan voor bepaalde tijd, tenzij anders overeengekomen.
4.2. Kosten worden aangegeven op basis van projectprijzen, een dagtarief of uurtarief. Indien opdrachtnemer een schatting van het aantal uren dat zij denkt te besteden aan de werkzaamheden opgeeft, kunnen hier geen rechten aan worden ontleend. Na afloop van de werkzaamheden zal nog een nacalculatie plaatsvinden wanneer er meer of minder uren zijn besteed aan de uitvoering van de overeenkomst.
4.3. De prijzen die in de overeenkomst staan vermeld, zijn exclusief BTW en reiskosten, tenzij anders overeengekomen.
4.4. Opdrachtnemer heeft het recht om een aanbetaling te vragen. De werkzaamheden zullen in een dergelijk geval pas aanvangen wanneer de aanbetaling is ontvangen. Bij een langdurige samenwerking is opdrachtnemer eveneens gerechtigd maandelijks te factureren.
4.5. De bij het aangaan van de overeenkomst gecommuniceerde prijzen, zijn gebaseerd op het op dat moment geldende prijspeil. Indien omstandigheden hiertoe aanleiding geven, heeft opdrachtnemer het recht om deze prijzen te wijzigen. Indien de prijzen binnen drie maanden worden verhoogd heeft een particuliere opdrachtgever het recht om de overeenkomst te ontbinden.
4.6. Facturen dienen binnen 30 kalenderdagen na de factuurdatum te zijn voldaan, tenzij anders overeengekomen, op de factuur een andere betaaltermijn staat of de werkzaamheden eerder dienen aan te vangen.
4.7. Opdrachtgever is na het versturen van een ingebrekestelling van rechtswege in verzuim, indien hij zijn betalingsverplichtingen niet nakomt binnen de gestelde betalingstermijn. Vanaf het moment dat opdrachtgever in verzuim is, tot aan het moment dat de factuur volledig is voldaan, zal wettelijke rente verschuldigd zijn.
4.8. Indien opdrachtgever in gebreke of in verzuim is, komen alle redelijke kosten die opdrachtnemer maakt om de vordering te innen voor opdrachtgever.
4.9. Indien opdrachtgever zich in een staat van liquidatie, faillissement of surseance van betaling bevindt, zijn alle vorderingen van opdrachtnemer op opdrachtgever direct opeisbaar. Eventueel verleende licenties komen in dit geval meteen te vervallen.
Artikel 5 – Informatieverstrekking
5.1. Opdrachtgever dient alle benodigde gegevens voor het uitvoeren van de overeenkomst tijdig aan opdrachtnemer ter beschikking te stellen.
5.2. Opdrachtgever staat in voor de juistheid, volledigheid en betrouwbaarheid van de aangeleverde informatie. Dit geldt ook voor informatie die door derden wordt aangeleverd.
5.3. Opdrachtnemer zal vertrouwelijk met de gegevens omgaan.
5.4. Indien opdrachtgever onjuiste gegevens aanlevert of deze niet tijdig aanlevert, waardoor de overeenkomst niet of niet geheel uitgevoerd kan worden of er hierdoor vertraging ontstaat, komen eventueel daaruit voortkomende extra kosten voor rekening van opdrachtgever.
5.5. Indien opdrachtgever gevraagde informatie aanlevert via digitale informatiedragers, bestanden of software, staat zij ervoor in dat deze geen virussen, defecten of andere schadelijke eigenschappen bevatten. Wanneer een gegevensdrager wel een eigenschap bevat, en dit schade toebrengt aan materiaal van opdrachtnemer, is opdrachtgever gehouden deze schade te vergoeden.
5.6. Opdrachtgever vrijwaart opdrachtnemer voor alle schade die ontstaat door het niet voldoen aan de verplichtingen uit dit artikel.
Artikel 6 – Uitvoering van de overeenkomst
6.1. Opdrachtnemer handelt volledig volgens haar creatieve vrijheid en voert de overeenkomst naar beste inzicht en vermogen uit. Zij houdt daarbij, voor zover mogelijk, rekening met de wensen en ter beschikking gestelde informatie van opdrachtgever. Opdrachtgever kan opdrachtnemer echter niet verantwoordelijk houden voor het niet behalen van het gewenste resultaat.
6.2. Opdrachtnemer behoudt zich het recht voor om de overeengekomen werkzaamheden uit te laten voeren door derden. Zo kan bijvoorbeeld een externe assistent ingezet worden.
6.3. Opdrachtgever dient zorg te dragen voor voldoende tijd en gelegenheid tot opbouw en afbouw van het evenement.
Artikel 7 – Wijziging en annulering
7.1. Wanneer gedurende de uitvoering van de overeenkomst blijkt dat het noodzakelijk is de uit te voeren werkzaamheden te wijzigen of aan te vullen, zullen opdrachtnemer en opdrachtgever tijdig en in samenspraak de overeenkomst aanpassen. Indien de wijziging of aanvulling resulteert in extra kosten, een verandering van de kwaliteit, of beïnvloeding van het tijdstip van voltooiing, zal opdrachtnemer opdrachtgever hiervan op de hoogte stellen.
7.2. Indien zich nieuwe feiten of omstandigheden voordoen, die een verstoring van de vertrouwensrelatie met zich meebrengen, is opdrachtnemer bevoegd de overeenkomst te beëindigen. Opdrachtnemer is in dit geval geen schadevergoeding aan opdrachtgever verschuldigd.
7.3. Een particuliere opdrachtgever heeft het recht om de overeenkomst binnen 14 dagen na totstandkoming kosteloos te ontbinden. Deze termijn gaat in op de dag dat de overeenkomst is gesloten. Dit recht op ontbinding geldt niet voor overeenkomsten die een opdracht inhouden tot het ter beschikking stellen van een accommodatie of andere diensten voor een evenement waarbij rekening gehouden dient te worden met het aantal aanwezige personen, wanneer partijen een bepaald tijdstip of bepaalde periode van nakoming zijn overeengekomen. Of indien de overeenkomst met een zakelijke opdrachtgever is gesloten.
7.4. Indien een opdrachtgever buiten de bedenktermijn van het voorgaande lid de overeenkomst wenst te annuleren, is opdrachtnemer gerechtigd een annuleringsvergoeding in rekening te brengen:
- Annulering tot 6 maanden voor de aanvang van het evenement, resulteert in betaling van 10% van de overeengekomen prijs.
- Annulering tussen 6 en 3 maanden voor aanvang van het evenement, resulteert in betaling van 20% van de overeengekomen prijs.
- Annulering tussen 3 maanden en 1 maand voor aanvang van het evenement, resulteert in betaling van 30% van de overeengekomen prijs.
- Bij annulering binnen 1 maand voor aanvang van het evenement, wordt 50% van de overeengekomen prijs in rekening gebracht.
- Te allen tijde geldt dat de reeds gemaakte kosten en gewerkte uren ten tijde van annulering in rekening worden gebracht. Indien deze voorgaande percentages overstijgen, is opdrachtgever gehouden deze kosten volledig te voldoen.
7.5. Indien opdrachtnemer derden inschakelt bij de uitvoering van de werkzaamheden, fungeert zij in beginsel enkel als schakel tussen deze derden en opdrachtgever. Voor de annulering van deze diensten, zijn dan ook de annuleringsvoorwaarden van deze derden van toepassing.
7.6. Indien opdrachtgever aangeeft het evenement te willen verzetten, zullen de kosten die met dit verzetten gepaard gaan doorberekend worden aan opdrachtgever.
7.7. In het geval dat opdrachtnemer onverhoopt verhinderd is, stelt zij opdrachtgever hiervan zo snel mogelijk op de hoogte. Opdrachtnemer zorgt voor gelijkwaardige vervanging. Indien gelijkwaardige vervanging niet mogelijk is, is opdrachtgever gerechtigd de overeenkomst te ontbinden. Indien opdrachtgever van dit recht gebruikmaakt, zal voor het gedeelte van de overeenkomst waar nog geen uitvoering aan is gegeven, opdrachtnemer opdrachtgever direct terugbetalen. Opdrachtgever heeft, wanneer deze gebruik maakt van het recht tot ontbinding, echter geen recht op het vorderen van een aanvullende schadevergoeding.
Artikel 8 – Overmacht
8.1. Onder overmacht wordt, buiten wat in de wet is bepaald, verstaan: de verhindering van de uitvoering van de overeenkomst door omstandigheden die opdrachtnemer of opdrachtgever redelijkerwijs niet kunnen beïnvloeden. Voorbeelden van overmacht zijn ziekenhuisopnames, ongevallen, brand, een pandemie, epidemie of overheidsmaatregelen. De voorgaande opsomming is niet limitatief.
8.2. Indien er sprake is van overmacht of andere omstandigheden waardoor de uitvoering van de overeenkomst met een particuliere opdrachtgever geen doorgang kan vinden, worden de verplichtingen opgeschort zolang opdrachtgever en opdrachtnemer niet aan deze verplichtingen kunnen voldoen. In dit geval zoeken partijen naar een passende oplossing. Beide partijen hebben het recht tot ontbinding, zonder ongedaanmakingsverplichting, indien een passende oplossing uitblijft. Kosten die tot dat moment zijn gemaakt en gewerkte uren worden direct opeisbaar.
8.3. Indien er sprake is van overmacht of andere omstandigheden waardoor de uitvoering van de overeenkomst met een niet-particuliere opdrachtgever niet (verder) voltooid kan worden, zal de uitvoering van de overeenkomst verplaatst worden. De betalingsverplichting blijft dan voortbestaan, tenzij anders overeengekomen.
8.4. Als opdrachtgever de werkzaamheden wil verplaatsen vanwege een pandemie of epidemie, ondanks dat overheidsmaatregelen de doorgang (al dan niet in aangepaste vorm), niet verhinderen, heeft opdrachtnemer het recht om de hiermee samenhangende kosten door te berekenen.
Artikel 9 – Aansprakelijkheid
9.1. Opdrachtnemer is niet aansprakelijk voor schade die is ontstaan uit de overeenkomst, tenzij deze schade door opzet of grove schuld is veroorzaakt.
9.2. Opdrachtnemer is niet aansprakelijk voor schade die voortvloeit uit werkzaamheden die zijn uitgevoerd op basis van door opdrachtnemer of namens opdrachtnemer verstrekte onjuiste of onvolledige gegevens.
9.3 Opdrachtgever is niet aansprakelijk voor (schade die voortvloeit uit) door opdrachtgever aangebrachte wijzigingen in haar materialen, zoals een tijdschema.
9.4. Opdrachtgever is zelf verantwoordelijk voor het toepassen en opvolgen van advies dat is gegeven tijdens de uitvoering van de overeenkomst.
9.5. Opdrachtnemer is niet verantwoordelijk voor daden en handelingen van derden en leveranciers.
9.6. Opdrachtgever is zelf verantwoordelijk voor het ondertekenen van offertes en het betalen van facturen van derden die zijn ingeschakeld om de overeenkomst uit te voeren.
9.7. Opdrachtnemer is niet verantwoordelijk voor zaken buiten haar controle, zoals verlies, diefstal, vernieling of beschadiging van zaken.
9.8. Opdrachtgever is zelf verantwoordelijk voor het regelen van eventueel vereiste vergunningen en ontheffingen die nodig zijn om het evenement te organiseren, zoals een geluidsontheffing. Opdrachtgever is niet aansprakelijk voor het niet naar behoren opvolgen van de voorschriften van een ontheffing of vergunning.
9.9. Indien opdrachtnemer een schadevergoeding is verschuldigd voor directe schade, behelst de schadevergoeding niet meer dan het bedrag dat door de afgesloten verzekeraar wordt uitgekeerd, of bij het uitblijven van uitkering, tweemaal de in de overeenkomst afgesproken prijs, tenzij de redelijkheid en billijkheid anders verlangt.
9.10. Opdrachtgever vrijwaart opdrachtnemer tegen iedere aanspraak van derden die voortvloeien uit de door opdrachtnemer uitgevoerde of uit te voeren werkzaamheden.
Artikel 10 – Intellectueel eigendom
10.1. Op alle door opdrachtnemer ter beschikking gestelde documenten of andere materialen rusten intellectuele eigendomsrechten, deze blijven bij opdrachtnemer. Het is opdrachtgever niet toegestaan materiaal te veelvoudigen, te verkopen, openbaar te maken of aan te leveren aan derden buiten de licentie of overeengekomen doelen.
10.2. Het is opdrachtgever niet toegestaan om wijzigingen aan te brengen in (plannings)concepten.
10.3. Indien opdrachtgever handelt in strijd met de bepalingen uit dit artikel, wordt dit gezien als een inbreuk op de intellectuele eigendomsrechten van opdrachtnemer.
10.4. Indien er sprake is van een inbreuk zoals benoemd in het voorgaande lid, zal dit resulteren in een direct opeisbare vergoeding. Deze vergoeding bedraagt driemaal het gebruikelijke licentietarief, zonder enig recht te verliezen op vergoeding van overige geleden schade, en zal aan opdrachtgever kenbaar gemaakt worden door middel van een sommatiebrief.
10.5. Opdrachtnemer kan documenten of andere materialen, welke zij heeft gemaakt ter uitvoering van de overeenkomst met opdrachtgever, gebruiken voor haar portfolio.
- Indien geen persoonsgegevens zichtbaar zijn, mogen documenten of andere materialen opgenomen worden in het portfolio, tenzij opdrachtgever hier bezwaar tegen heeft en dit vooraf schriftelijk aan opdrachtnemer kenbaar maakt.
- Indien persoonsgegevens zichtbaar op het materiaal, zal opdrachtnemer vooraf toestemming vragen aan opdrachtnemer, alvorens de documenten of andere materialen in het portfolio op te nemen. Hiervoor wordt gewerkt met een toestemmingsformulier.
Artikel 11 – Bijzondere bepalingen
11.1 Opdrachtgever en opdrachtnemer zijn beide verplicht tot geheimhouding van alle vertrouwelijke informatie die zij verkregen hebben in het kader van de overeenkomst. Informatie is vertrouwelijk, indien dit is medegedeeld of blijkt uit de aard van de verschafte informatie.
11.2. Opdrachtgever dient maaltijden beschikbaar te stellen voor opdrachtnemer op de dag van het evenement. Bij een evenement buiten Nederland dient opdrachtgever tevens zorg te dragen voor hotelovernachtingen en vliegtickets.
Artikel 12 – Klachten
12.1. Indien opdrachtgever een klacht heeft, dient zij deze binnen 2 kalendermaanden na het ontstaan van de klacht schriftelijk en voorzien van motivatie kenbaar te maken. Voor zakelijke opdrachtgevers geldt een klachttermijn van 7 kalenderdagen. Opdrachtnemer zal binnen 7 kalenderdagen na het ontvangen van de klacht schriftelijk reageren.
12.2. Indien een klacht buiten de periode kenbaar wordt gemaakt, is opdrachtnemer niet verplicht de klacht in behandeling te nemen en heeft het recht de wijzigingen of aanvullingen op basis van het dan geldende uurtarief doorvoeren.
12.3. Opdrachtnemer moet in de gelegenheid worden gesteld het gebrek waar de klacht op van toepassing is te herstellen.
12.4. Het indienen van een klacht schort de betalingsverplichting niet op.
Artikel 13 – Geschillenbeslechting
13.1. Op deze algemene voorwaarden is het Nederlands recht van toepassing.
13.2. Indien zich een geschil tussen opdrachtgever en opdrachtnemer voordoet, zullen zij eerst proberen dit geschil in samenspraak te beslechten. Partijen zullen enkel wanneer dit niet lukt een beroep doen op de rechter.
13.3. Geschillen tussen opdrachtgever en opdrachtnemer zullen worden voorgelegd aan de bevoegde rechter in het arrondissement waarin opdrachtnemer is gevestigd, tenzij de wet anders verplicht.
13.4. In afwijking van de wettelijke verjaringstermijnen, bedraagt de verjaringstermijn van alle vorderingen en verweren tegenover opdrachtnemer en betrokken derden 12 maanden.